До авансового звіту можуть бути додані будь-які документи. При цьому ці документи повинні підтверджувати не лише факт оплати матеріальних цінностей, а й факт їх отримання. Касовий чек підтверджує лише факт оплати, тому його недостатньо для підтвердження факту придбання товарів (робіт, послуг).
Які чеки приймати до авансового звіту
- Касовий чек:
- QR код у чеку
- Qr код на чеку
- Аванс у касовому чеку
- Аванс або передоплата у чеку
- Авансовий звіт без касового чека
До них відносять:
- Касовий чек. Це може бути оригінал або копія з усіма потрібними атрибутами. …
- Квитанція. Цей документ необхідний, якщо оплата здійснюється без касового обладнання або платіжного терміналу. …
- Інші документи.
Такими документами можуть бути:
- Заява працівника про відшкодування витрат, схвалена керівником.
- Звіт про витрачені кошти з прикріпленими до нього документами на купівлю та оплату (товарний чек, накладна, рахунок-фактура тощо).
- Наказ від імені керівника про відшкодування витрат співробітника.
Якщо співробітник оформив авансовий звіт та доклав до нього копію чека, документ можна прийняти і навіть відшкодувати за ним витрати. Але списати такі витрати не вийде без оригіналу первинки.
Хороший звіт про витрати потребує низки ключових категорій для точного відображення транзакції, що мала місце. Ці категорії включатимуть дату, загальну суму витрат та короткий опис розглянутих витрат .